Lasku - ja laskutusohjelma

Kun lähetän laskun asiakkaalle, haluan saada sen tehtyä oikein ilman, että työpäivän tärkein osa kuluu ohjelman opetteluun. Lasku - ja laskutusohjelma on puhelimessa käytettävä yrityssovellus, jonka ydin on laskujen ja tarjousten laatiminen. SpeedInvoice on sen kehittäjä, ja sovellus sopii erityisesti yrittäjälle, joka tarvitsee laskutukseen kevyen työkalun myös silloin, kun tietokonetta ei ole käden ulottuvilla.

Luottamusta arvioidessa erotan toisistaan sen, mitä sovellus näkyvästi tarjoaa ja sen, mitä en voi päätellä pelkästä käyttötarkoituksesta. Laskujen tekemiseen liittyy asiakkaiden ja yrityksen tietoja, joten maksun, vastaanottajan ja laskutettavan työn tarkistaminen ennen lähettämistä on tärkeämpää kuin näyttävä ulkoasu. Sovelluksen tunnettavuus antaa käyttöympäristöstä jonkinlaisen mittakaavan: sillä on yli miljoona asennusta ja sen keskiarvo on 4,9. Nämä luvut kertovat suosiosta, eivät kuitenkaan yksinään siitä, miten yksittäinen käyttäjä haluaa tietonsa käsitellä.

Arjen käyttö ei poista tarkistamisen tarvetta

Laskutusta tehdään usein tilanteissa, joissa huomio on jo muualla: työn päätteeksi autossa, asiakkaan luona sovitun lisätyön jälkeen tai kotona, kun päivän kuitit ja muistiinpanot ovat vielä tuoreessa muistissa. Puhelimella laatiminen voi lyhentää viivettä työn valmistumisen ja laskun lähettämisen välillä. Minusta tämä on sovelluksen käytännöllisin lupaus, mutta nopeus ei saa muuttua hätäilyksi. Tarkistan ennen lähetystä ainakin asiakkaan, työn kuvauksen, hinnan ja eräpäivän; väärä tieto tekee muutaman napautuksen säästöstä nopeasti turhaa vaivaa.

Jos annat laitteen toiselle ihmiselle tai hoidat laskutusta työporukassa, pysähdy hetkeksi miettimään, kuka näkee avoinna olevan sovelluksen ja mitä tietoja näytöllä on. En oleta sovelluksen tarjoavan tiettyä kirjautumis-, rooli- tai lukitusratkaisua ilman, että se näkyy käyttäjälle. Käytännössä hyvä tapa on pitää puhelimen oma lukitus käytössä, välttää asiakastietojen jättämistä näkyviin ja tarkistaa sovelluksesta itse, millaisia tilin tai käyttöoikeuksien valintoja siinä on tarjolla.

Käyttöliittymä ja käytettävyys

Ensimmäinen asia, joka kiinnittää huomiosi Lasku - ja laskutusohjelma -sovelluksessa, on sen intuitiivinen käyttöliittymä. Heti alusta alkaen sovellus opastaa sinua ystävällisellä ja selkeällä tavalla, mikä tekee sen käytöstä helppoa, vaikka et olisi aiemmin käyttänyt laskutussovelluksia. Kaikki tärkeät toiminnot ovat helposti saatavilla, ja navigointi on sujuvaa. Tämä on iso plussa, erityisesti kiireisille yrittäjille, jotka eivät halua tuhlata aikaa monimutkaisten järjestelmien opetteluun.

Sovellus on ilmainen ladata, ja sen ikäraja on PEGI 3. Android-laitteessa käyttö edellyttää vähintään versiota 7.0, ja nykyinen versio on 4.92.04. Sovelluksesta on kertynyt yli 36 000 arviota ja noin 19 000 kirjallista arvostelua. Arvostelujen määrä voi auttaa hahmottamaan, että kyse ei ole aivan tuntemattomasta työkalusta, mutta se ei kerro, sopiiko laskutustapa juuri sinun yrityksesi käytäntöihin. Kokeilisin työnkulkua omilla tavallisilla laskuilla ennen kuin siirtäisin kaiken laskutuksen sen varaan.

Tarjous ensin, lasku vasta työn valmistuttua

Hyödyllinen arkirutiini on käyttää laskutusvälinettä myös työn hinnoittelun alkuvaiheessa. Kun asiakas pyytää arviota, teen tarjouksen ja varmistan, että siinä näkyvät sovitut työt ja hinta ymmärrettävästi. Kun työ on valmis, vertaan tarjousta tehtyyn työhön ennen laskun laatimista. Tämä pieni välietappi auttaa huomaamaan esimerkiksi sovitut lisätyöt, jotka muuten saattaisivat unohtua laskulta. Tarjouksen ja laskun pitäminen osana samaa rutiinia vähentää tarvetta etsiä summia viesteistä tai omista muistiinpanoista.

Tämä sopii esimerkiksi yksinyrittäjälle, joka tekee huolto- tai suunnittelutyötä asiakkaiden luona. Hän voi kirjata sovitun kokonaisuuden tarjoukseen, palata siihen työpäivän päätteeksi ja tarkistaa laskun ennen lähettämistä. Jos työmäärät, hinnat tai verokäsittely vaihtelevat paljon, huolellinen tarkistus on silti tarpeen: nopea mobiilityönkulku ei itsessään varmista, että lasku vastaa yrityksen kirjanpidon ja sopimusten vaatimuksia.

Toiminnot ja ominaisuudet

Sovellus tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia, jotka tekevät siitä monipuolisen työkalun erilaisten laskutustarpeiden hoitamiseen. Voit luoda ja lähettää laskuja muutamassa minuutissa, ja se tukee useita maksutapoja, mikä tekee siitä asiakkaillesi helpomman maksaa laskut ajoissa. Lisäksi sovellus tarjoaa mahdollisuuden seurata maksuja ja muistuttaa asiakkaita erääntyvistä laskuista automaattisesti.

• Monikielituki: Sovellus on saatavana useilla kielillä, mikä on kätevää, jos sinulla on kansainvälisiä asiakkaita.
• Räätälöitävät laskut: Voit muokata laskuja yrityksesi brändin mukaisiksi.
• Raportit ja analyysit: Saat kattavat raportit yrityksesi taloudellisesta tilanteesta yhdellä silmäyksellä.

Kun lasku liittyy asiakkaan tai projektin aiempaan keskusteluun, pidän tärkeänä, että laskun selite on ymmärrettävä myös viikkojen päästä. Sen sijaan, että kirjoittaisin kiireessä pelkän yleisen kuvauksen, kokoan siihen työn ja mahdolliset sovitut lisäykset selkeästi. Tämä helpottaa sekä omaa seurantaa että asiakkaan tarkistusta. Maksujen seuranta ja erääntyneistä laskuista muistuttaminen voivat säästää manuaalista muistamista, mutta muistutus kannattaa silti sovittaa asiakassuhteeseen: ystävällinen yhteydenotto voi olla sopivampi kuin saman viestin lähettäminen kaikille tilanteesta riippumatta.

Useita maksutapoja koskeva maininta ei tarkoita, että jokainen maksutapa sopisi kaikille yrityksille tai että sovellus korvaisi maksupalvelun ja kirjanpidon. Ennen käyttöönottoa tarkistaisin, miten asiakkaalle näkyvät maksutiedot muodostuvat ja miten saatu maksu merkitään omassa työnkulussa. Jos laskutan harvoin, yksinkertainen laskupohja ja käsin tehtävä seuranta saattavat riittää. Kun laskuja syntyy toistuvasti ja eräpäiviä kertyy useita, muistutusten ja maksutilanteen seuraamisen arvo kasvaa selvästi.

Puhelin on kätevä, mutta ei aina paras työpöytä

Yksi suurimmista eduista on sovelluksen yhteensopivuus eri alustoilla. Oli käytössäsi sitten Android tai iOS, Lasku - ja laskutusohjelma pyörii sulavasti molemmilla, mikä mahdollistaa saumattoman käytön laitteiden välillä. Lisäksi sovellus integroituu hyvin muihin liiketoimintasovelluksiin, mikä tekee tiedonsiirrosta helppoa ja vaivatonta.

Puhelimella työskentely on parhaimmillaan silloin, kun lasku on suoraviivainen ja tiedot ovat valmiina. Pitkän palvelulistan, useiden rivien tai monimutkaisen asiakaskohtaisen sopimuksen läpikäynti voi puolestaan tuntua pienellä näytöllä hitaalta. Ennen laskujen lähettämistä kannattaa tehdä oma tarkistuslista ja käyttää sitä myös mobiilissa: vastaanottaja, laskurivit, sovittu hinta ja eräpäivä. Näin sovelluksen nopeus palvelee tarkkaa työtä sen sijaan, että se houkuttelisi ohittamaan olennaisen tarkistuksen.

Puhelimen ja muiden laitteiden välillä työskentely voi helpottaa arkea, mutta käytännössä sujuvuus riippuu myös siitä, miten yritys järjestää työnsä. Jos useampi henkilö muokkaa samoja asiakas- tai laskutustietoja, sopikaa ensin, kuka tekee muutokset ja mistä laskun lopullinen versio tarkistetaan. Tällainen käytäntö on hyödyllinen, vaikka ohjelma itsessään tuntuisi selkeältä: väärinkäsitys syntyy helposti siitä, että kaksi ihmistä olettaa toisen hoitaneen saman asian.

Tietojen käsittely ja omat valinnat

Laskutusohjelmassa käsitellään luontevasti yrityksen ja asiakkaiden laskutukseen liittyviä tietoja. Siksi en arvioi luotettavuutta pelkän siistin näkymän perusteella. Ennen varsinaista käyttöä tarkistan sovelluksen näkyvissä olevat tietosuojatiedot, pyydetyt käyttöoikeudet ja tilin hallintaan liittyvät valinnat. Annan käyttöoikeuden vain, jos ymmärrän, miksi sitä tarvitaan kyseisessä tehtävässä. Jos jokin pyyntö tuntuu laskun tekemiseen nähden tarpeettomalta, jätän sen hyväksymättä ja selvitän asian sovelluksen omista tiedoista.

Myös maksullisuutta kannattaa tarkastella rauhassa ennen kuin laskutusrutiini rakentuu yhden työkalun varaan. Sovellus on maksuton ladata, mutta Google Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot ovat noin 0,66–80,18 euroa. Tämä vaihteluväli ei yksin kerro, mikä vaihtoehto sopii omaan käyttöön, joten tarkistan aina sovelluksessa näkyvän hinnan, laskutusvälin ja sen, mitä olen ostamassa. En aloittaisi tilausta vain siksi, että haluan lähettää yhden kiireellisen laskun.

Jos päätät kokeilla sovellusta, aloita pienellä ja helposti tarkistettavalla kokonaisuudella. Laadi yksi tarjous tai lasku, käy kaikki tiedot läpi ja katso, sopiiko tapa tallentaa ja seurata tietoja yrityksesi arkeen. Samalla saat selville, tuntuuko puhelimella kirjoittaminen luontevalta ja vastaavatko näkyvät asetukset omia tarpeitasi. Ensimmäisen laskun tekeminen ei vielä tarkoita, että sinun pitäisi siirtää koko asiakasrekisteri tai laskutushistoria uuteen järjestelmään.

Kenelle tämä sopii ja missä vaihtoehto voittaa

SpeedInvoice-nimellä julkaistu sovellus asettuu selvästi laskutuksen ja tarjousten tekemisen alueelle. Se sopii parhaiten yrittäjälle, jonka laskut ovat suhteellisen suoraviivaisia ja joka arvostaa mahdollisuutta hoitaa käytännön asioita puhelimella. Jos laskutus tapahtuu asiakkaiden luona tai työpäivän lomassa, nopea pääsy laskun laatimiseen voi olla aidosti hyödyllinen. Kansainvälisten asiakkaiden kanssa monikielisyys voi myös helpottaa asiakirjojen sovittamista eri vastaanottajille.

Vertailukohtana ovat usein taulukkolaskenta, tekstinkäsittelyyn tehty oma laskupohja ja laajempi taloushallinnon ohjelmisto. Oma pohja antaa vapautta, mutta laskujen seuranta ja muistutukset jäävät helposti käsityöksi. Mobiilisovellus taas voi tehdä rutiinilaskusta nopeamman, mutta se ei automaattisesti korvaa kirjanpitäjän työkaluja tai yrityksen laajempaa taloushallintoa. Jos tarvitset monimutkaisia hyväksymisketjuja, tarkasti määriteltyjä käyttäjärooleja tai yrityskohtaisia integraatioita, vertaisin vaihtoehtoja rauhassa ja varmistaisin tarvittavat ominaisuudet ennen käyttöönottoa.

Myös laskujen määrä vaikuttaa valintaan. Satunnaiseen laskutukseen yksinkertainen pohja saattaa olla riittävä, kun taas säännöllinen laskutus tekee seurannasta ja muistutuksista arvokkaampia. Toisaalta suuri määrä erilaisia laskutusmalleja voi olla helpompi hallita tietokoneella tai kirjanpitoon yhdistetyssä järjestelmässä. Valitsisin tämän sovelluksen silloin, kun mobiilikäyttö ja selkeä perusprosessi painavat enemmän kuin laajat hallintatoiminnot.

Hinnoittelu

Kun puhutaan hinnoittelusta, sovellus tarjoaa useita eri vaihtoehtoja, jotka sopivat erikokoisille yrityksille. Voit aloittaa ilmaisella kokeilujaksolla, joka antaa sinulle mahdollisuuden testata kaikkia ominaisuuksia ilman sitoutumista. Sen jälkeen voit valita kuukausi- tai vuosilaskutuksen välillä, riippuen siitä, mikä sopii sinulle parhaiten.

Kokonaisuudessaan, Lasku - ja laskutusohjelma on erinomainen työkalu kaikille, jotka haluavat parantaa laskutuksensa tehokkuutta ja hallintaa. Sen helppo käyttöliittymä, laajat ominaisuudet ja yhteensopivuus tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon niin pienyrittäjille kuin suuremmillekin yrityksille. Jos etsit luotettavaa ratkaisua laskutukseen, tämä sovellus on ehdottomasti tutustumisen arvoinen.

Oma varaukseni koskee sitä, ettei helppo mobiilityönkulku yksin ratkaise yrityksen koko taloushallintoa. Arvostaisin ennen pitkäaikaista käyttöä sitä, että tarkistan omat tietosuojavalintani, kokeilen laskun koko elinkaaren tarjouksesta maksun seurantaan ja varmistan, että lopputulos sopii kirjanpidon käytäntöihin. Jos nämä asiat osuvat kohdalleen, sovellus voi olla näppärä apuri etenkin pienyrittäjälle. Jos taas toiminta vaatii laajaa taloushallinnon ohjausta tai monen käyttäjän tarkasti rajattuja oikeuksia, valitsisin ensin järjestelmän, jonka soveltuvuuden näihin tarpeisiin pystyn varmistamaan.